पाठ-196: नई स्लाइड, ढाँचा-चुनाव, क्रम

उद्देश्य

पहली स्लाइड बनी (पाठ-195)। आज उसके आगे स्लाइडें जोड़ना, हर स्लाइड के लिए सही ढाँचा (Layout) चुनना, और स्लाइडों का क्रम तय करना व बदलना। पाठ के बाद आप तीन बातें कर पाएँगे — नई स्लाइड जोड़कर छह आम ढाँचों में से सही चुन पाएँगे; बाईं सूची में स्लाइडें खींचकर क्रम बदल पाएँगे; और किसी भी बात को "शुरू-बीच-अंत" के क्रम में 6-10 स्लाइडों में बाँट पाएँगे।

मुख्य बात

प्रेज़ेंटेशन एक कहानी है — शुरू (यह क्या है), बीच (असली बात, दो-चार हिस्सों में), अंत (सार और आगे क्या)। स्लाइडें कहानी के पन्ने हैं। एक-वाक्य बात — पहले काग़ज़ पर कहानी का क्रम लिखो, फिर हर पन्ने के लिए सही ढाँचा चुनो, तब स्लाइड जोड़ो — क्रम पहले, सजावट बाद में।

नई स्लाइड जोड़ना और छह ढाँचे

Home टैब में New Slide बटन (या Ctrl+M)। बटन के नीचे वाले तीर से ढाँचों की सूची खुलती है — मुख्य छह: Title Slide (शीर्षक — सिर्फ़ पहली के लिए), Title and Content (शीर्षक + नीचे बड़ा खाना — सबसे ज़्यादा काम का), Section Header (हिस्से की शुरुआत — "भाग-2: हमने क्या किया"), Two Content (दो स्तंभ — तुलना के लिए), Title Only (सिर्फ़ शीर्षक, नीचे ख़ुद चित्र-तालिका), Blank (कुछ नहीं — कम ही चाहिए)। ढाँचा बाद में भी बदल सकते हैं — स्लाइड पर दायाँ-क्लिक → Layout। हर ढाँचे के खाने पहले से सही जगह हैं (पाठ-195 का नियम) — इसलिए ढाँचा चुनना = आधी सजावट अपने-आप।

क्रम बदलना — बाईं सूची में खींचना

बाईं सूची में स्लाइड पकड़कर ऊपर-नीचे खींचिए — क्रम बदल गया। स्लाइड चुनकर Delete — हटी; Ctrl+D — उसकी नक़ल नीचे। बहुत सारी स्लाइडें हों तो View → Slide Sorter — सब छोटी-छोटी एक साथ दिखेंगी, वहाँ खींचना और आसान। यही Word की सूची (पाठ-139) खींचने जैसा है, बस पूरी स्लाइड खिसकती है।

काग़ज़ पर क्रम — कंप्यूटर से पहले

सबसे बड़ी सीख: पहली स्लाइड बनाने से पहले पूरा क्रम काग़ज़ पर आठ-दस पंक्तियों में लिखिए — हर पंक्ति = एक स्लाइड का शीर्षक। ढाँचा हर पंक्ति के आगे। तब कंप्यूटर पर सिर्फ़ भरना रह जाता है और आधे घंटे में 8 स्लाइड बनती हैं; बिना क्रम के दो घंटे में 3 बनती हैं और फिर टूटती हैं। यह वही "योजना पहले" की आदत है जो Excel-सूची (पाठ-164) और Word के लंबे दस्तावेज़ (पाठ-154) में सीखी। पाठ-207 में AI से यही क्रम-मसौदा माँगना सीखेंगे — पर आज हाथ से, ताकि समझ पक्की हो।

कितनी स्लाइडें — 10 मिनट = 8-10 स्लाइड

सामान्य नियम: एक स्लाइड पर एक-डेढ़ मिनट। 5 मिनट की बात = 4-6 स्लाइड; 10 मिनट = 8-10; 20 मिनट = 12-15। ज़्यादा स्लाइडें = जल्दी-जल्दी बदलना = दर्शक थके। कम = एक स्लाइड पर बहुत बात = अक्षर छोटे। पाठ-194 की सूची में हर मौक़े का समय आपने लिखा था — उसी से गिनती निकालिए।

शुरू-बीच-अंत — हर मौक़े पर वही हड्डी

स्कूल-प्रोजेक्ट हो या दुकान-परिचय, हड्डी एक ही — शुरू में शीर्षक और "यह बात क्यों" (समस्या या मौक़ा); बीच में तीन-पाँच हिस्से जो असली बात कहें (क्या किया, क्या मिला, आँकड़े, उदाहरण); अंत में सार (तीन बातें जो याद रहें), आगे क्या (माँग, योजना, अगला क़दम) और धन्यवाद-संपर्क। दस मिनट में दर्शक बीच का सब भूल भी जाएँ, तो शुरू का सवाल और अंत की तीन बातें याद रहनी चाहिए — इसलिए वे दोनों स्लाइडें सबसे सोच-समझकर। पाठ-202 से 204 में यही हड्डी तीन अलग शरीरों में दिखेगी।

Section Header — लंबी बात को साँस देना

अगर प्रेज़ेंटेशन 12-15 स्लाइड की है, तो हर 4-5 स्लाइड के बाद एक Section Header — बड़ा अक्षर, सिर्फ़ "भाग-2: हमने क्या किया" — दर्शक को बताता है कि हम कहाँ पहुँचे। यह किताब के अध्याय-शीर्षक जैसा है (पाठ-154 का लंबा दस्तावेज़ और उसकी शीर्षक-शैली याद कीजिए)। छोटी 6-8 स्लाइड की बात में Section Header नहीं चाहिए — वहाँ वह जगह खाता है।

आज का काम «अभ्यास»

पाठ-195 की तीन फ़ाइलों में से एक चुनिए (जैसे स्कूल-प्रोजेक्ट)। पहले काग़ज़ पर 8 स्लाइडों का क्रम लिखिए — शुरू (2), बीच (3-4), अंत (2) — हर पंक्ति के आगे ढाँचा। फिर फ़ाइल में सातों नई स्लाइडें जोड़िए, हर एक पर सही ढाँचा और सिर्फ़ शीर्षक-पंक्ति (भीतर की बात अगले पाठों में)। फिर जान-बूझकर दो स्लाइडों का क्रम उलटिए और वापस ठीक कीजिए; एक की नक़ल बनाकर हटाइए। Slide Sorter में पूरा क्रम देखिए। सहेजिए।

नाप

सफल = काग़ज़ पर 8-पंक्ति क्रम, हर पंक्ति के आगे ढाँचा; फ़ाइल में 8 स्लाइड, हर एक का ढाँचा काग़ज़ से मेल; बीच वाली स्लाइडों में कम-से-कम एक Two Content या Title Only; क्रम-बदलाव, नक़ल, हटाना — तीनों करके देखे। समय: 35 मिनट।

सबूत

सबूत-खाते में काग़ज़ के क्रम की फ़ोटो और Slide Sorter का स्क्रीनशॉट (आठों स्लाइडें दिखें)। यह फ़ाइल पाठ-197 से 201 तक इसी क्रम पर सजेगी — इसलिए क्रम आज पक्का। बाद में स्लाइड जोड़नी हो तो जोड़िए, पर पहले काग़ज़ पर।

AI-सहायक

AI से पूछिए — "मुझे (विषय) पर 10 मिनट का प्रेज़ेंटेशन देना है, दर्शक (कौन); 8 स्लाइडों का क्रम सुझाओ, हर स्लाइड का शीर्षक एक पंक्ति में, शुरू-बीच-अंत बताते हुए।" मिले क्रम को अपने काग़ज़ के क्रम से मिलाइए — जहाँ AI का बेहतर लगे, लीजिए; जहाँ आपका, रखिए। यह पाँच-कड़ी का "जाँचो-सुधारो" है — क्रम अंतत: आपकी बात का, AI का नहीं। दूसरा — "स्लाइड (शीर्षक) के लिए कौन-सा ढाँचा — Title and Content या Two Content?" — पर ढाँचा प्रोग्राम में देखकर तय कीजिए।

एक और सवाल जो AI से पूछा जा सकता है — "मेरे 8-स्लाइड क्रम में कौन-सी स्लाइड हटाई जा सकती है ताकि 6 में बात पूरी हो?" — काटने का यह अभ्यास पाठ-197 की 6×6 सोच का ही स्लाइड-स्तर पर रूप है; पर हटाने का अंतिम फ़ैसला अपनी बात देखकर।

आम ग़लती

पहली — बिना काग़ज़ के क्रम के सीधे स्लाइड जोड़ते जाना और बाद में पूरा क्रम टूटना। दूसरी — हर स्लाइड Blank लेकर ख़ुद खाने बनाना — जगहें बेमेल, अक्षर बेमेल। तीसरी — 5 मिनट की बात में 15 स्लाइड। चौथी — Section Header को सामान्य स्लाइड की तरह भर देना — वह सिर्फ़ "अब भाग-2" कहने के लिए है, बात के लिए नहीं।

पाँचवीं — बाईं सूची में ग़लती से स्लाइड खिसक जाना और पता न चलना; इसलिए अंत में Slide Sorter में एक बार पूरा क्रम देखने की आदत। छठी — पहली और आख़िरी स्लाइड को सबसे कम समय देना, जबकि दर्शक उन्हीं दोनों को सबसे ज़्यादा याद रखते हैं।

सुरक्षा-पत्रक

क्रम बनाते समय ही तय कीजिए कौन-सी बात स्लाइड पर जाएगी और कौन-सी सिर्फ़ बोली जाएगी — निजी आँकड़े, नाम, फ़ोन बोलने में रह सकते हैं, स्लाइड पर नहीं। "धन्यवाद/संपर्क" स्लाइड पर संपर्क सिर्फ़ उतना जो सार्वजनिक हो सकता है (दुकान का नंबर हाँ, घर का नहीं)। नाबालिग की फ़ाइल में संपर्क-स्लाइड पर स्कूल का नाम भर। बीच-बीच में Ctrl+S — क्रम टूटने से ज़्यादा दुख बिना सहेजे बिजली जाने का है।

अगर आप ग्राहक के लिए क्रम बना रहे हैं, तो काग़ज़ का 8-पंक्ति क्रम पहले ग्राहक को दिखाइए — स्लाइड बनने से पहले क्रम पर सहमति ले लेना पूरा दिन बचाता है (पाठ-234 की पहली कड़ी "पूछो" का यही रूप)।

स्रोत

इस पाठ की जानकारी ACS पाठ्यक्रम-दल ने तैयार की है: acslearn.com — देखा गया 16-08-2026। ढाँचों के नाम PowerPoint (2013-365) के; Impress में "Layouts" दाईं पट्टी में, वही छह मुख्य रूप।

योग्यता-जाँच